지메일 구글시트 (Gmail Google Sheets) 에서 Make로 이메일 자동화하기

 

 

지메일 구글시트 (Gmail Google Sheets) 에서 Make로

이메일 자동화하기

지난번 Zapier 를 사용한 "Gmail → Google Sheets" 이메일 자동화하기에 이어서 

Make를 사용해 자동화 하는 방법을 알아 보겠습니다.

Gmail에서 Google Sheets로 데이터를 자동화하여 이메일을 보내는 것은

Make(구 Integromat)를 사용하면 매우 효율적으로 설정할 수 있는 작업입니다.

Make는 시각적인 워크플로우 설계와 강력한 앱 통합을 제공하므로,

코딩 없이도 Gmail과 Google Sheets를 연결해 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

아래는 Make를 사용해 Gmail에서 Google Sheets로 이메일을 자동화하는 단계별 방법입니다.

1. 활용 목적

목표: Gmail에서 특정 조건의 새 이메일을 감지하고, 그 데이터를 Google Sheets에 자동으로 기록하거나,

Google Sheets의 데이터를 기반으로 Gmail을 통해 이메일을 보내는 간단한 업무 자동화 설정 방법입니다.

활용 예시:

• 이메일 로깅: 고객 문의 이메일을 Google Sheets에 저장해 추적.
• 이메일 발송: Google Sheets에 입력된 데이터를 기반으로 고객에게 맞춤형 이메일 전송.

2. 사전 준비

필요한 도구:

• Gmail 계정.
• Google Sheets 스프레드시트(예: 열 제목으로 "Date", "From", "Subject", "Content" 설정).
• Make 계정(무료 플랜으로 시작 가능, Make 웹사이트에서 가입).

시나리오 계획:

• Gmail에서 새 이메일을 감지하고 Google Sheets에 기록하거나,
• Google Sheets의 새 행을 감지해 Gmail로 이메일 전송.

3. Make로 "Gmail → Google Sheets" 설정 방법

여기서는 Gmail에서 새 이메일이 도착하면 Google Sheets에 기록하는 시나리오를 예로 설명합니다.

(1) 시나리오 생성

1. Make에 로그인 후 대시보드에서 "Create a new scenario" 클릭.
2. 시나리오 이름을 설정(예: "Gmail to Google Sheets").

(2) 트리거 설정: Gmail

1. 모듈 추가: "+" 버튼을 클릭하고 "Gmail" 검색 후 선택.
2. 트리거 선택: "Watch Emails" 선택.
   이 모듈은 새 이메일이 도착할 때마다 작동합니다.
3. Gmail 계정 연결: "Add" 버튼을 눌러 Gmail 계정 인증.
4. 설정:
   • Folder: 감지할 폴더 선택(예: "Inbox").
   • Query: 필터 조건 입력(예: "from:support"로 특정 발신자 이메일만 감지, 비워두면 모든 이메일 대상).
   • Mark as Read: 이메일을 읽음 처리할지 선택(선택 사항).
   • Maximum Results: 한 번에 처리할 이메일 수 설정(예: 10).
5. 테스트: "Run once"를 클릭해 샘플 이메일을 가져오는지 확인.

(3) 액션 설정: Google Sheets

1. 모듈 추가: Gmail 모듈 뒤에 "+" 버튼을 눌러 "Google Sheets" 검색 후 선택.
2. 액션 선택: "Add a Row" 선택.
3. Google 계정 연결: Google 계정 인증.
4. 스프레드시트 설정:
   • Spreadsheet: 사용할 스프레드시트 선택(예: "Email Log").
   • Sheet: 시트 이름 선택(예: "Sheet1").
5. 열 매핑:
   • Gmail 모듈에서 가져온 데이터를 Google Sheets 열에 연결.
   • 예:
     • "Date" → "Received At" (이메일 수신 시간).
     • "From" → "From" (발신자 이메일).
     • "Subject" → "Subject" (제목).
     • "Content" → "Text" (이메일 본문).
6. 테스트: "Run once"를 다시 실행해 Google Sheets에 데이터가 추가되는지 확인.

(4) 시나리오 활성화

• 모든 설정이 완료되면 상단의 "ON" 스위치를 켜서 시나리오 활성화.
• 이제 Gmail에서 조건에 맞는 새 이메일이 도착할 때마다 Google Sheets에 자동 기록됩니다.

4. 반대 방향: "Google Sheets → Gmail" 설정 방법

Google Sheets에 새 행이 추가될 때 Gmail로 이메일을 보내는 시나리오입니다.

(1) 트리거 설정: Google Sheets

1. 모듈 추가: "+" 버튼으로 "Google Sheets" 선택.
2. 트리거 선택: "Watch Rows" 선택.
3. 설정:
   • Spreadsheet: 감지할 스프레드시트 선택.
   • Sheet: 감지할 시트 선택.
   • Table Contains Headers: 열 제목이 있는지 확인(Yes 선택).
4. 테스트: 새 행을 추가한 뒤 "Run once"로 데이터 감지 확인.

(2) 액션 설정: Gmail

1. 모듈 추가: Google Sheets 모듈 뒤에 "Gmail" 추가.
2. 액션 선택: "Send an Email" 선택.
3. 설정:
   • To: 수신자 이메일(Google Sheets 열에서 동적으로 가져오려면 매핑, 예: "Email" 열).
   • Subject: 이메일 제목(고정값 또는 동적 매핑).
   • Content: 이메일 본문(예: "안녕하세요, {{Name}}님"으로 개인화).
4. 테스트: "Run once"로 이메일 전송 확인.

(3) 활성화

• "ON" 스위치로 시나리오 활성화.

5. 활용도를 높이는 팁

• 필터 추가: "Filter" 모듈로 특정 조건(예: "urgent" 키워드 포함 시)만 처리.
• 데이터 변환: "Text Parser"로 이메일 본문에서 특정 데이터(예: 주문 번호) 추출.
• 스케줄링: "Schedule" 모듈로 주기적 실행 설정(예: 매일 아침 9시).
• 오류 처리: "Error Handler"로 실패 시 알림 설정.

6. 장점과 한계

장점:

• 시각적 워크플로우로 설정 쉬움.
• 복잡한 다단계 작업 지원.
• 실시간 웹훅으로 빠른 반응.

한계:

• 무료 플랜: 월 1,000 오퍼레이션, 2개 시나리오 제한.
• 초보자는 데이터 매핑 ( 여러 소스에서 데이터를 추출하고 표준화하여 소스와 대상의 관련 대상 데이터 필드 간의 관계를 설정하는 프로세스 ) 에 적응 필요.

이 설정으로 Gmail과 Google Sheets 간 데이터를 자유롭게 연동하며,

반복 작업을 자동화할 수 있습니다. 

Make 와 Zapier의 장,단점을 분석해 보고 자신에 맞는 프로그램을 선택해 사용해 보세요.

그리고 이메일 자동화를 시작해보세요!