2.Gmail에서 Google Sheets로 Zapier로 이메일 자동화하기

 

 

Gmail에서 Google Sheets로  Zapier로 이메일 자동화하기

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Gmail에서 Google Sheets로 데이터를 자동으로 연결하는 것은 반복적인 작업을 줄이고 이메일 정보를 체계적으로 관리하는 데 매우 유용합니다.

Zapier나 Make 같은 자동화 도구를 활용하면 이 과정을 코딩 없이 쉽게 설정할 수 있습니다.

아래는 Zapier를 사용한 "Gmail → Google Sheets" 워크플로우를 설정하고 활용하는 자세한 방법입니다.

1. 활용 목적

목표: Gmail에서 특정 조건의 이메일을 수신할 때마다 내용을 Google Sheets에 자동으로 기록.

활용 예시:

• 고객 문의 정리: 문의 내용을 스프레드시트에 저장해 추적.
• 주문 확인: 쇼핑몰 주문 확인 이메일을 기록.
• 뉴스레터 관리: 수신된 뉴스레터의 제목과 링크를 저장.

2. 사전 준비

필요한 도구:

• Gmail 계정.
• Google Sheets 스프레드시트(빈 시트 또는 열 제목 설정: 예: 날짜, 보낸 사람, 제목, 내용).
• Zapier 계정 (무료 플랜으로 시작 가능).

Zapier 가입: Zapier 웹사이트에서 계정을 만들고 로그인.

3. Zapier에서 "Gmail → Google Sheets" 설정 방법

Zapier에서 "Zap"을 만들어 워크플로우를 설정하는 단계별 과정입니다.

(1) Zap 생성

• Zapier 대시보드에서 "Create Zap" 버튼 클릭.
• Zap 이름을 설정 (예: "Gmail to Sheets").

(2) 트리거 설정: Gmail

• 앱 선택: "Trigger" 섹션에서 "Gmail" 검색 후 선택.
• 트리거 이벤트 선택: "New Email Matching Search" 선택.
  이 옵션은 특정 조건을 만족하는 이메일만 감지합니다.
• Gmail 계정 연결: "Sign in"을 클릭해 Gmail 계정 인증.
• 검색 조건 입력:
  • "Search String"에 필터 입력(예: "from:support", "invoice" 등).
  • 예: "from:customer@gmail.com" → 특정 발신자의 이메일만 대상.
  • 비워두면 모든 새 이메일이 대상.
• 테스트: "Test Trigger" 클릭 후 샘플 이메일 확인 (최근 이메일 중 하나가 표시됨).

(3) 액션 설정: Google Sheets

• 앱 선택: "Action" 섹션에서 "Google Sheets" 검색 후 선택.
• 액션 이벤트 선택: "Create Spreadsheet Row" 선택.
• Google 계정 연결: Google 계정 인증.
• 스프레드시트 설정:
  • "Drive": Google Drive 선택(기본값 사용 가능).
  • "Spreadsheet": 사용할 스프레드시트 선택(예: "Email Log").
  • "Worksheet": 시트 이름 선택(예: "Sheet1").
• 열 매핑:
  • Google Sheets의 열(예: "Date", "From", "Subject", "Content")에 Gmail 데이터 매핑.
  • 예:
    • "Date" → "Timestamp" (이메일 수신 시간).
    • "From" → "From Name" 또는 "From Email".
    • "Subject" → "Subject".
    • "Content" → "Plain Text" (이메일 본문).
• 테스트: "Test Action" 클릭 후 Google Sheets에 샘플 행이 추가되는지 확인.

(4) Zap 활성화

• 설정 완료 후 "Publish" 버튼을 눌러 Zap 활성화.
• 이제 Gmail에서 조건에 맞는 새 이메일이 올 때마다 Google Sheets에 자동 기록됨.

4. 활용도를 높이는 팁

• 필터 추가: Zapier의 "Filter" 스텝을 추가해 특정 키워드(예: "urgent")가 포함된 이메일만 기록.
  예: "Only continue if Subject contains 'order'".
• 데이터 가공: "Formatter" 스텝으로 날짜 형식을 변경(예: "YYYY-MM-DD")하거나 텍스트를 분리(예: 이메일 본문에서 주문 번호 추출).
• 다중 행 추가: 이메일에 여러 항목(예: 주문 목록)이 포함된 경우, "Line Itemizer"로 분리해 여러 행으로 기록.
• 조건부 경로: "Paths"로 발신자에 따라 다른 스프레드시트에 저장(예: "from:support" → "Support Log", "from:sales" → "Sales Log").

5. 실제 활용 예시

예시 1: 고객 문의 관리

• 설정: "from:support" 조건으로 Gmail 트리거 → Google Sheets에 "날짜, 발신자, 제목, 내용" 기록.
• 결과: 고객 문의를 한곳에 정리해 팀이 쉽게 확인 및 후속 조치 가능.

예시 2: 주문 추적

• 설정: "invoice" 키워드로 Gmail 트리거 → Google Sheets에 "주문 번호, 금액, 날짜" 기록.
• 결과: 주문 데이터를 실시간으로 정리해 재고 관리나 회계에 활용.

예시 3: 뉴스레터 아카이브

• 설정: "newsletter" 키워드로 Gmail 트리거 → Google Sheets에 "제목, 발신자, 링크" 기록.
• 결과: 뉴스레터 콘텐츠를 모아 마케팅 자료로 재활용.

6. 장점과 한계

장점:

• 설정이 간단하고 빠름(5~10분 내 완료).
• 실시간 데이터 기록으로 수동 작업 감소.
• Google Sheets의 협업 기능과 결합해 팀 활용 가능.

한계:

• 무료 플랜: 월 100개 작업 제한, 15분 polling 간격.
• 복잡한 데이터(예: 첨부파일)는 별도 처리 필요(유료 플랜 권장).

7. 시작하기

• Zapier에 로그인 후 "Create Zap"으로 시작.
• Gmail과 Google Sheets를 연결하고 위 단계를 따름.
• 테스트 후 활성화하여 실제 작동 확인.

이 워크플로우는 Gmail에서 받은 정보를 체계적으로 관리하고,

필요에 따라 확장(예: Slack 알림 추가)할 수 있는 기반이 됩니다.

Zapier로 이메일 관리의 효율성을 높여보세요!